Kelebihan dari menyimpan file dalam format PDF adalah data akan tetap memilki format yang sama dan tidak dapat diubah. Berikut ini langkah-langkah menyimpan file dalam format PDF :
- Terlebih dahulu install program Save as PDF or XPS add-in for the 2007 Microsoft Office System. File tersebut dapat di download disini atau langsung melalui situs microsoft.com.
- Cari file SaveAsPDFandXPS.exe, lalu klik ganda file tersebut.
- Pada jendela pertama, aktifkan pilihan Click here to accept the Microsoft Software License Terms, lalu klik Continue
- Proses instalasi dijalankan, setelah selesai akan tampil jendela konfirmasi The Installation is complete. Klik OK
- Setelah program tersebut diinstall, sekarang dapat menyimpan file ke dalam format PDF dan XPS pada semua program Microsoft Office 2007
- Buka file yang ingin di ubah menjadi PDF.
- Klik tombol Office Button lalu pilih Save As > PDF or XPS
- Pilih lokasi penyimpanan pada jendela Save As. Pada kolom isian File name, masukkan nama file yang diinginkan atau biarkan sama.
- Pada kolom isian Save As type, pilih PDF (*.pdf). Aktifkan pilihan Open file after publishing jika ingin file terbuka ketika disimpan.
- Pada Optimize for ada 2 pilihan, yaitu :
1. Standar (publishing online and printing), jika ingin mencetak dokumen dengan kualitas tingkat tinggi.
2. Minimum size (publishing online), jika lebih mengutamakan ukuran file daripada kualitas cetakan.
- Klik pada pilihan pertama, atau dengan menerapkan pengaturan lain, klik tombol Options. Beri pengaturan seperti gambar dibawah ini.
- Klik OK
- Kembali ke jendela Save As, klik tombol Publish
- Hasilnya dukumen akan ditampilkan dalam format PDF.
- Klik tombil Close untuk menutup dokumen. Untuk mengubah dokumen, buka kembali file di Microsoft Word, lakukan perubahan kemudian simpan kembali dalam format PDF.